Innostu kokouksista uudella tavalla

Viihtyisät kokoustilat ja laadukkaat kalusteet antavat parhaat mahdolliset edellytykset onnistuneeseen kokoukseen. Palaverit ja kokoukset saattavat kestää tunteja, usein jopa koko päivän, joten ne asettavat suuret vaatimukset tilaisuuteen varatun tilan sisustukselle ja akustiikalle. Yksi tärkeimpiä asioita on oikeanlaisten kalusteiden, erityisesti istuinten huolellinen valinta kokoushuoneeseen. Kokoustilakalusteiden tulee olla mahdollisimman ergonomisesti suunniteltuja. Tuoleissa on oltava hyvä ja mukava istua ja parhaimmillaan asentoa pystyy myös vaihtamaan tarpeeksi usein. Miellyttävät ja ergonomiset kokoustuolit, kompakti kokouspöytä ja hyvä akustiikka tukevat kokousten tehokkuutta ja osallistujien viihtyvyyttä.

kirjoitustaulu-pieni-poyta

Nopeat pikapalaverit

Nykypäivän trendinä on järjestää lyhyellä varoitusajalla pikapalaveri. Aika ajoin nimittäin eteen tulee tilanne, jossa jokin asia pitää ratkaista ennen kuin se muuttuu ongelmaksi. Kun aikaa ei ole paljon, mutta ratkaisun pitäisi olla hyvä ja kattava, on pikapalaveri oiva idea. Tällaisen pikapalaverin ajaksi muut työt laitetaan sivuun, ja keskitytään hetkeksi esille nousseen akuutin tilanteen ratkaisuun. Sen kummempaa valmistelua ei edes tarvita. Pikapalaverin onnistumisen kannalta on kuitenkin oleellista, että neuvottelutila tukee palaverin onnistumista.
swahkosaatoinen-kokouspoyta

Joustavat tilat ja mukautuvat kalusteet

Toimiston kalustuksessa kannattaa huomioida muunneltavuus. Tänä päivänä kokoustilojen ja -kalusteiden tulee muokkautua joustavasti erilaisiin kokoustarpeisiin ja ryhmätyöhön, koska tarpeet ja vaatimukset vaihtelevat tilanteiden mukaan. Tilan ja kalusteiden on pystyttävä palvelemaan eri käyttäjiä useilla eri tavoilla. Kun kalusteet ovat helposti yhdisteltäviä ja siirreltäviä, on kokonaisuuden muuttaminen eri ihmisten tarpeiden ja tilanteiden mukaan vaivatonta. 

Toimiva kokoustila kuulostaa hyvälle

Onnistuneen palaverin rakentaminen edellyttää myös tilan äänimaailman huomioimista. Mikäli kokoushuoneessa kaikuu, puheesta ei saa selvää ja silloin viestintä kärsii. Toimiva tila myös kuulostaa hyvältä. Äänten hallinnalla on myös monia työtehoa ja -viihtyvyyttä parantavia vaikutuksia, jotka väistämättä vaikuttavat myös palaverien lopputulokseen. Toimiston ja neuvottelutilan akustiikkaa voidaan parantaa mm. akustiikkapaneelien ja akustoivien seinäkkeiden avulla, jotka ovat trendikkäitä ja vaimentavat tehokkaasti ääntä. Akustisilla elementeillä pystyy myös tarvittaessa rajaamaan tiloja. 
seisomapalaveri

Asentoa vaihtamalla virtaa palaveriin

Palavereissa ei ole pakko istua. Nykyään pidetään kävelypalavereja, kokouksia järjestetään ulkona sään salliessa ja korkeussäädettävät pöydät tarjoavat mahdollisuuden nousta välillä seisomaan palaverin aikana. Asennon vaihtelu kannattaa, se tekee hyvää sekä keholle että mielelle. Sanotaan, että palaverit ja tapaamiset lyhentyvät huomattavasti, kun ne järjestetään seisten. Seisomapalavereissa myös tehdään päätöksiä nopeammin, joten eipä ihme, että seisomapalaverista on tullut yhä suositumpi kokoustapa.

Työasentoa vaihtelemalla kokoukseen osallistujat pysyvät liikkeessä, minkä ansiosta keskittyminen on parempaa ja keskustelu aktiivisempaa. Tämä puolestaan vaikuttaa nopeampaan päätösten tekemiseen ja ajan säästämiseen. Korkeussäädettävällä pöydällä on mahdollista tuoda kokoukseen lisää aktiivisuutta ja itseasiassa jopa lyhentää sen kestoa.

6 vinkkiä onnistuneen kokouksen järjestämiseen

Onnistunut kokous on tehokas ja samaan aikaan innostava. Valitettavasti moni kuitenkin suhtautuu kielteisesti palavereihin, koska ne täyttävät kalenterin, tuntuvat ajanhukalta ja keskeyttävät työskentelyn rytmin. Kokosimme avuksesi parhaat vinkit, joilla toteutat paremman kokouksen ja vältät yleisimmät virheet.
 
1. Miksi ja mitä
Mieti ja punnitse ensimmäiseksi kannattaako palaveri järjestää, vai saako asian hoidettua muulla keinoin. Kokouksella tulee aina olla selkeä agenda ja päämäärä. Agendasta tulee käydä ilmi, mitä kokouksessa käydään läpi ja tarvitseeko siihen valmistautua. Lisäksi agendasta tulee ilmetä, kuka on asian esittäjä ja miten kauan aiheelle on varattu aikaa. On hyvä kirjata ylös myös säännölliset tauot, jotta osallistujien vireystaso pysyy varmasti korkealla koko palaverin ajan. 
 
2. Kenelle
Kutsu palaveriin vain tarvittavat henkilöt. Kaikkien tehokasta työaikaa säästetään, kun kokouksessa ovat paikalla vain ne henkilöt, joita siellä oikeasti tarvitaan. Kannattaa myös miettiä, tuleeko jokaisen olla paikalla koko palaverin ajan vai voisivatko henkilöt olla paikalla vain itselleen merkityksellisen osuuden ajan. Tarvittava materiaali tulee jakaa osallistujille ennakkoon hyvissä ajoin. 
 
3. Missä ja miten
Onko kyseessä etäpalaveri vai kokoontuvatko osallistujat samaan konkreettiseen tilaan. Mikäli kokous järjestetään etäyhteydellä, testaa etukäteen tekniikka. Jos kokous järjestetään lähikokouksena, mieti onnistuuko se vapaamuotoisessa tilassa vai tarvitaanko erillinen kokoushuone. Onnistuisiko palaverin pitäminen ulkotiloissa? Kokouksessa ei ole pakko istua, joten mieti vaihtoehdoksi esimerkiksi tilaa, jossa palaverin pitäminen onnistuu seisten. Ohjeista osallistujat hyvissä ajoin palaverin käytännöistä. Huomioi tarvitaanko tarjoiluja.
 
4. Ennen kokousta
Sopikaa kuka kirjoittaa muistiinpanot sekä kokouksen tehtävälistan, johon merkitsette kaikki palaverissa sovitut vastuut ja tehtävät. Perehdy itse hyvin palaverin agendaan ja mieti myös keinoja, joilla pystyt keventämään tunnelmaa. Rento ilmapiiri toteutuu helpoiten, mikäli kokouksen vetäjä kertoo alussa esimerkiksi jostain hassusta tapahtumasta. Voit myös miettiä valmiiksi eri keinoja, joilla saat osallistettua kaikki mukaan. Voit esimerkiksi esittää kysymyksiä, jotta varmistut, että kaikki osallistujat saavat tilaisuuden esittää näkemyksensä.
 
5. Kokouksen aikana
Palaverin onnistuminen on usein pienistä asioista kiinni. Sopikaa palaverille yhteiset säännöt, esimerkiksi puhelimien laittaminen äänettömälle, jotta ylimääräisiä häiriötekijöitä ei olisi. Ihmiset sisäistävät asioita eri tavoin ja siksi onkin hyvä käyttää kokouksessa hyödyksi eri keinoja. Toiset haluavat keskustella, toiset mieluummin enimmäkseen kuuntelevat, jotkut puolestaan sisäistävät parhaiten visuaalisesti tai itse tekemällä, jolloin esimerkiksi valkotaulun hyödyntäminen on hyvä ratkaisu. Muista pitää yllä myönteistä ilmapiiriä ja antaa kannustavaa palautetta osallistujille.
 
6. Kokouksen jälkeen
Muista kiittää osallistujia ja toimittaa kaikille yhteenveto palaverista sekä listata selkeästi mitä tapahtuu seuraavaksi, eli mitä on päätetty ja kuka tekee mitä. Lisäksi sovittu seuranta toimenpiteille on hyvä kirjata heti ylös. Mikäli olet innostunut kehittämään kokouskäytänteitäsi entisestään, voit pyytää palautetta osallistujilta.

proflex-sahkopyta

Kokouksen aktiivisuutta on mahdollista lisätä valikoimamme korkeussäädettävällä Pro Flex –neuvottelupöydällä. Tyylikäs, sähkösäädettävä neuvottelupöytä mahdollistaa seisomapalaverien pitämisen sekä työasennon vaihtelun palaverin aikana. Sähköpöytään on mahdollista tallentaa pikavalintoihin 4 eri korkeutta, mikä helpottaa ja nopeuttaa pöydän käyttöä. Valikoimastamme löytyy myös kaasujousitekniikalla korkeussäädettävä, pyörillä varustettu Lift and roll -pöytä, jonka voi sijoittaa vaikkapa keskelle tilaa ilman häiritseviä johdotuksia.

moduulipistorasia-conference-kit

Johtokaaos kuriin! Palaverin johtokaaoksen voi unohtaa, kun neuvottelupöytään asentaa pöytään upotetun moduulipistorasian. Sen avulla kaikki pöydän äärellä istuvat ylettyvät helposti pistokkeisiin ja pääsevät lataamaan kannettaviaan ja puhelimiaan. Axessline Conference Kit –pistokepaneelin molempiin suuntiin avautuva kansi mahdollistaa laitteen käytön pöydän molemmin puolin ja suljettuna pitää pistorasian pölyltä suojattuna. Myös hauskat PowerDot-pöytäpistorasiat tuovat sähkön aivan käden ulottuville palaveritilanteessa.  


neuvottelutuoli-glow

Jos istut, istu mukavasti. Mikään ei ole pahempaa, kuin jumittava selkä pitkän palaverin jälkeen. Aktiivisuutta palaveriin saa keskivartaloa aktivoivilla tuoleilla, kuten Poijulla ja persoonallisella Mickey-jakkaralla. Tyylitietoiseen neuvottelutilaan sopivat samettipintaiset Glow-kokoustuolit. Mukavuutta palaveriin saat mm. pehmustetuilla käsinojallisilla Athena-tuoleilla ja Hello-kokoustuoleilla, tai moderneilla Dexter-tuoleilla.

Ideat näkyviin kirjoitustaululle

Kun kokouksissa aivoriiheillään, suunnitellaan ja kirjoitetaan ideoita ylös, on kirjoitustaulu jokaisen neukkarin vakiovaruste. Tilasta riippuen se voi olla pyörillä siirreltävä tai seinään kiinnitettävä. Hyvin suunnitellut ja ajattomat tuotteet kestävät myös käyttöä. Esimerkiksi lasitaulut antavat siistin yksityiskohdan neuvottelutiloihin ja tyylikkäät lasitaulut ovatkin paitsi osa modernien toimistojen sisustusta myös toimivia ja käytännöllisiä. Lasitauluja saa useissa eri väreissä. Nykypäivän pyörillä varustettu lehtiötaulu voi toimia myös magneettitauluna. Siihen voi ripustaa lehtiön, kirjoittaa tusseilla suoraan tauluun tai kiinnittää magneeteilla pintaan muistiinpanoja ja piirustuksia. 

azur-tuolit-tarjoilu

Huolehdi, että tarjoilu pelaa. Tasaisesta verensokerista ja nesteytyksestä kannattaa pitää hyvää huolta, jos palaverista haluaa saada mahdollisimman paljon irti. On hyvä hörppiä vettä palaverin aikana ja pitkin päivää, koska se pitää virkeänä ja auttaa keskittymään. Välipalojen tarjoilu sekä astioiden keräily onnistuvat kätevästi tarjoiluvaunuilla. Huomasitko kuvassa pilkistävät tuolit? Ne ovat suositut Azur-kokoustilatuolimme.

sisustus-akustiikkataulut

Viestintä kärsii, mikäli kokoushuoneessa kaikuu. Neuvottelutilan akustiikkaan kannattaa kiinnittää huomiota.  Honey Dressed -akustiikkapaneelit on verhoiltu kauniilla Hush-kankaalla. Yhdistelemällä eri paksuuksia ja värejä luot seinäpintaan tekstuuria ja ilmettä. Nämä paneelit ovat saatavilla kolmella sisusvärillä ja viidellä eri kankaalla. Tilauksesta saatavilla lukuisia lisävärejä.

ilmoitustaulu-tussitaulu-air

Tyylitietoiseen toimistoon sopivat mainiosti seinään kiinnitettävät, magneettipintaiset Mood-lasitaulut, joita saa yli 20 eri värissä. Kirjoitustaulu Air on teräsemalipintainen, perinteisempi valkotaulu tyylipuhtaalla ja pelkistetyllä muotoilulla. Air-taulun valkoinen reuna on viistossa, mikä antaa sille leijuvan vaikutelman seinällä. Air-kirjoitustaulut ja samaan sarjaan kuuluvat Air Textile-kangastaulut voidaan asentaa vaikkapa koko seinän korkuisiksi.

Viihdytään neukkareissa

Toimiston kokous- ja neuvottelutilojen kalustuksessa kannattaa huomioida muunneltavuus. Kun kalusteet ovat helposti yhdisteltäviä ja siirreltäviä, on kokonaisuuden muuttaminen eri ihmisten tarpeiden ja tilanteiden mukaan vaivatonta.

ASIAKKAAMME KERTOVAT

Olemme auttaneet asiakkaitamme löytämään juuri heille sopivat ratkaisut.