0800 165 000

TIETOSUOJASELOSTE

Tämä on Hexaplan Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 17.05.2018. Viimeisin muutos 17.05.2018.

REKISTERINPITÄJÄ

Hexaplan Oy
Kaurakatu 48
20740 Turku
Y-tunnus: 2561005-9


REKISTERIN NIMI

Hexaplan Oy:n markkinointi- ja asiakasrekisteri.

HENKILÖTIETOREKISTERIIN LIITTYVÄT YHTEYDENOTOT

Yksityisyyteen, tietojen käsittelyyn ja rekistereihin liittyvissä kysymyksissä voit olla yhteydessä Markkinointipäällikkö Mirva Enroosiin, mirva.enroos(a)hexaplan.fi

HENKILÖTIETOJEN KÄYTTÖTARKOITUS

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yrityksen oikeutettu etu asiakassuhteen, henkilön suostumuksen tai muun asiallisen yhteyden perusteella. 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

- Asiakassuhteen ylläpitäminen ja asiakaskokemuksen parantaminen
- Asiakaspalvelu, tilaustietojen käsittely ja arkistointi
- Mainonnan ja markkinoinnin tuottaminen
- Analytiikka ja tilastointi
- Kohdennetun sisällön tuottaminen
- Väärinkäytösten estäminen

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

- Yrityksen nimi, osoite, Y-tunnus, asiakassegmentti
- Henkilön nimi, asema, vastuualueet, puhelinnumero, sähköpostiosoite, tunnistetiedot
- Ostoshistoria, mm. tilatut tuotteet ja niiden hintatiedot
- Toimitus- ja laskutustiedot
- Muistiinpanot tapaamisista ja keskusteluista
- Tuotearvostelut ja asiakastyytyväisyystutkimukset
- Kohdennettuun sisältöön käytetyt tiedot ja tunnisteet


REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Rekisteri koostetaan Hexaplan Oy:n asiakastietojärjestelmästä, asiakkaiden itse tallentamista ja antamista tiedoista, yleisesti saatavilla olevista tietolähteistä sekä yritys- ja päättäjätietoja toimittavilta yhteistyökumppaneilta.

 

TIETOJEN SÄILYTYS JA YLLÄPITO

Tietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi sekä mahdollisen muun pakottavan lainsäädännön, kuten kirjanpitolainsäädännön noudattamiseksi.

Hexaplan tekee jatkuvaa työtä rekistereidensä oikeellisuuden varmistamiseksi. Vanhentuneet tiedot poistetaan sekä muuttuneet tiedot päivitetään mahdollisimman nopeasti tiedon saannista.

 

REKISTERIN LUOTTAMUKSELLISUUS JA SUOJAUS

Asiakas- ja markkinointirekisteriä käsitellään luottamuksellisena ja se on asianmukaisesti suojattu ulkopuolisilta. Hexaplanin tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muilla tarvittavilla teknisillä toimenpiteillä. Häiriötilanteiden varalta tiedot varmistetaan varmuuskopioimalla.

Kaikki verkkokaupan liikenne on suojattu käyttäen HTTPS-protokollaa ja ajan tasalla olevaa SHA-2 salaussertifkaattia.

Rekisteriä käyttävät ainoastaan henkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö kuuluu. Asiakasrekisteritietoja käsitteleviä Hexaplanin työntekijöitä sekä palveluntarjoajia sitoo vaitiolovelvollisuus.

 

TIETOJEN LUOVUTUS KOLMANSILLE OSAPUOLILLE

Hexaplan ei koskaan välitä tai myy henkilötietoja markkinointitarkoituksiin kolmansille osapuolille. Tietoja voidaan kuitenkin kertoa tai luovuttaa kolmansille osapuolille toiminnan varmistamiseksi. Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tietoja siirrettäessä huolehditaan riittävästi tietosuojasta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Esimerkkejä tilanteista, joissa tietoja on tarpeen luovuttaa kolmansille osapuolille.

- Tuotteen toimittajalle suoratoimitustilausten yhteydessä
- Kuljetus- ja asennusliikkeille toimitusta varten
- Analytiikkakumppaneille
- Suora- ja sähköpostimarkkinointikumppaneille asiakasviestintää varten
- Maksunvälittäjille ja laskuoperaattoreille
- Luotonmyöntäjälle leasingsopimuksissa
- Perintäyhtiölle laskujen siirtyessä perintään
- Lakiin perustuvan ilmoitusvelvollisuuden johdosta kuten asiakkaan omasta pyynnöstä tai viranomaisen lakiin perustuvasta pyynnöstä.


TARKASTUSOIKEUS JA OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA

Hexaplan takaa rekisteröidylle kaikki lain mukaan kuuluvat oikeudet henkilötietojen käsittelyn suhteen. Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, muuttaa ja poistaa itseään koskevia tietoja rekisteristä.

Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Hexaplan voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Asiakkaalle vastataan EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa, pääsääntöisesti kuukauden kuluessa.

Jos rekisteröidyn tiedoissa on virheitä, rekisteröity voi esittää Hexaplanille virheen korjaamista koskevan pyynnön.

Rekisteröityneellä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramarkkinointia varten.

Rekisteröidyn oikeus saada tietonsa poistetuksi ei ole poikkeukseton. Hexaplan voi olla poistamatta tietoja mikäli niiden käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Hexaplan ei kuitenkaan aktiivisesti käsittele henkilötietoja, jos henkilö sen kieltää.

 

EVÄSTEET

Hexaplan.fi -sivustolla käytetään evästeitä sivujen palveluiden parantamiseksi ja paremman käyttökokemuksen tarjoamiseksi

Eväste (cookie) on pieni tekstitiedosto, jonka internetselain tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeitä käytetään esimerkiksi silloin, kun käyttäjän tietoja halutaan säilyttää tämän siirtyessä internetpalvelun sivulta toiselle.

Evästeiden avulla voidaan kerätä muun muassa seuraavia tietoja:

- käyttäjän IP-osoite
- kellonaika
- käytetyt sivut
- selaintyyppi
- mistä verkko-osoitteesta käyttäjä on tullut kyseiselle verkkosivulle
- miltä palvelimelta käyttäjä on tullut verkkosivulle
- mistä verkkotunnuksesta käyttäjä on tullut verkkosivulle.

Lue lisää evästekäytännöistämme tästä.

 

TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTTAMINEN

Hexaplan kehittää jatkuvasti toimintaansa ja pidättää oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen.

Suosittelemme, että käytte säännöllisesti tutustumassa tietosuojaselosteen sisältöön.